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OUTLOOK & ACT!
Nós sabemos o quanto é importante que a sua solução de gerenciamento de
contatos funcione com suas ferramentas existentes, e o quanto é importante usar a
ferramenta certa para o trabalho. Nós acreditamos que o ACT! é a melhor solução
de gerenciamento de contatos para todos os usuários que dependem de informações
de negócios e clientes para obter sucesso.
Fornecemos as informações abaixo para que você e seus usuários possam
entender melhor as diferenças entre o ACT! e o Microsoft Outlook, e tomar a
decisão certa na solução de gerenciamento de contatos.
ACT! como um complemento do Outlook
Enquanto o outllook é uma excelente ferramenta de comunicação e colaboração
para enviar e-mails e faz um bom trabalho de acompanhamento de agenda e lista de
contatos, falta a funcionalidade completa necessária para gerenciar
relacionamentos de negócios de forma eficiente. Nós acreditamos que para grupos
ou pessoas com foco em relacionamentos com pessoas o ACT! deva ser usado como um
complemento para o Outlook por estas razões:
- Acompanhamento de Histórico
- Gerenciamento de Contas
- Relatórios
- Personalização do Banco de
Dados de Contatos
- Automatização de Múltiplas
Atividades
- Interface Intuitiva nos
Recursos Avançados
- Gerenciamento do Processo de
Vendas
Acompanhamento de Histórico
Desenvolvido à partir do banco de dados de contatos, o ACT! contém um histórico
completo de todas as atividades feitas com cada contato, incluindo todos os
telefonemas, visitas, tarefas, correspondências por email e fax, outros
documentos enviados e muito mais. Por exemplo, se uma reunião foi efetuada com
um determinado contato, a data, hora e detalhes da reunião e todas os documentos
associados são registrados na ficha do contato para referência futura.
Gerenciamento de Contas
Embora o Outlook permita aos usuários colocar contatos em categorias, nenhuma
informação pode ser anexada a estas categorias. Com o ACT! os usuários podem
gerenciar de forma eficaz grupos de contatos da mesma empresa acompanhando o
relacionamento com todos os contatos ou de forma invidivual.
Relatórios
O Outlook permite impressões simples de listas. Ele não inclui a possibilidade
de criar relatórios personalizados ou relatórios específicos de vendas. O ACT!
contém prontos diversos relatórios de contatos que podem ser personalizados para
atender necessidades específicas. Além disso o ACT! inclui vários relatórios de
vendas pré-definidos incluindo um Funil de Vendas na forma escrita e na forma de
gráfico exibindo onde estão suas oportunidades dentro do processo de vendas.
Você pode também traçar gráficos de vendas de forma rápida e fácil sem precisar
sair do ACT!.
Personalização do Banco de Dados de Contatos
O Outlook oferece personalização mínima. A ferramenta para modificar formulários
é, na melhor das opções, difícil de usar. O ACT! permite aos usuários armazenar
o conjunto exato de informações que eles precisam permitindo de forma fácil
modificar, excluir ou incluir um número ilimitado de campos em cada registro.
Automação de Múltiplas Atividades
O Outlook não oferece a possibilidade de automatizar uma série de atividades.
Com o ACT! você pode pré-definir uma série de atividades e agendar
automaticamente todos os passos de uma só vez. A série pode ser agendada à
partir de uma data limite ou data inicial.
Interface Intuitiva nos Recursos Avançados
Uma vez que a maioria do usuários do Outlook 2000 são usuários pessoas comuns,
eles tendem a usar somente as funções de email cliente algumas características
básicas de agenda. Os usuários de ACT! são profissionais de vendas, executivos,
pessoas da área de marketing e relações públicas, que tendem a estar sempre no
ACT! e usar todos os seus recursos. Por causa disso, muitos recursos do Outlook
são considerados "Avançados" e são difíceis de usar. O ACT! considera estas
funções básicas e as torna intuitivas para localizar e fáceis de usar.
Gerenciamento do Processo de Vendas
O ACT! é usado principalmente por profissionais de vendas enquanto o Outlook é
usado pelo público em geral e não contém funções chaves para o gerenciamento do
processo de vendas. O ACT! permite aos usuários acompanhar as oportunidades de
vendas a medida que elas vão passando pelas etapas do ciclo de vendas,
gerenciando efetivamente as etapas da prospecção ao fechamento. Informações como
produto, preço, quantidade, chance de fechar negócio e fase de venda podem ser
digitadas para cada oportunidade de negócios e usada mais tarde em relatórios e
análises. O ACT! utiliza a metodologia de vendas Dale Carnegie – um ciclo de
desenvolvimento de negócios de 11 etapas que ajudam os usuários a acompanhar os
negócios através do funil de vendas.
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